- Biên bản là loại văn bản ghi chép một cách ngắn gọn, trung thực, chính xác, đầy đủ những sự việc đã xảy ra hoặc đang xảy ra.

- Có nhiều loại biên bản: biên bản ghi lại một sự kiện, biên bản ghi lại cuộc họp, biên bản hội nghị… biên bản ghi lại một hành vi cụ thể (hành vi vi phạm pháp luật, biên bản bàn giao tài sản, bàn giao ca trực…).

Yêu cầu đối với kiểu văn bản

a. Về hình thức, bố cục cần có:

- Quốc hiệu và tiêu ngữ.

- Tên văn bản (biên bản về việc gì).

- Thời gian, địa điểm ghi biên bản.

- Thành phần tham dự, người chủ trì, người ghi biên bản.

- Diễn biến sự kiện thực tế (phần nội dung cơ bản, ghi đầy đủ ý kiến phát biểu các bên, lập luận các bên, ý kiến của chủ tọa…).

- Phần kết thúc (ghi thời gian cụ thể, chữ kí của thư kí và chủ tọa).

b. Về nội dung, thông tin cần bảo đảm:

- Số liệu, sự kiện chính xác, cụ thể.

- Ghi chép trung thực, đầy đủ, không suy diễn chủ quan.

- Nội dung ghi chép phải có trọng tâm, trọng điểm.

Hướng dẫn phân tích kiểu văn bản

Đọc văn bản (SGK) và cho biết Biên bản họp lớp (thống nhất kế hoạch làm tập san chào mừng ngày Nhà giáo Việt Nam 20/11) đã đáp ứng được các yêu cầu cụ thể về quy cách nêu dưới đây chưa?

- Có quốc hiệu và tiêu ngữ.

- Có tên văn bản.

- Thông tin về thời gian, địa điểm ghi biên bản.

- Thông tin về thành phần tham dự, người chủ trì, người ghi biên bản,

- Thông tin về diễn biến thực tế của cuộc họp, cuộc thảo luận hay vụ việc.

- Chữ kí của thư kí và chủ toạ.

Biên bản họp lớp (thống nhất kế hoạch làm tập san chào mừng ngày Nhà giáo Việt Nam 20/11) đã đáp ứng được các yêu cầu cụ thể về quy cách đã nêu.

Đề bài: Giả sử trong một cuộc thảo luận nhóm (hoặc một cuộc họp lớp), em được giao nhiệm vụ làm thư kí. Hãy viết biên bản cuộc thảo luận (hoặc cuộc họp) ấy.

Hướng dẫn quy trình viết

Bước 1: Chuẩn bị.

a. Tìm hiểu nội dung, mục đích cuộc thảo luận (họp):

- Cuộc họp tiến hành ở đâu, vào thời gian nào?

- Thành phần tham dự là ai? Ai điều hành cuộc thảo luận (họp)?

- Nội dung bàn luận là gì?

- Dự kiến biên bản sẽ có các mục như thế nào?

b. Chuẩn bị viết biên bản: người viết biên bản có thể ghi trước các mục, các phần cơ bản của một biên bản.

Bước 2: Viết biên bản.

- Lắng nghe các ý kiến trong cuộc thảo luận và ghi lại trung thực các ý kiến theo trình tự thời gian.

- Viết biên bản một cuộc thảo luận (họp) là ghi lại tại chỗ những gì đang diễn ra ngay trong thời điểm ấy. Trong trường hợp này là đang làm bài tập thực hành nên biên bản có thể được viết sau cuộc thảo luận (họp) dựa trên những tư liệu được lưu giữ hoặc những gì mà em nhớ lại về cuộc thảo luận (họp).

Nội dung, diễn biến của cuộc thảo luận (họp) thuộc phần chính của biên bản nên cần chú ý ghi kĩ những ý dưới đây:

+ Chủ tọa phát biểu về mục đích, nội dung chính cuộc thảo luận (họp).

+ Các thành viên tham dự phát biểu, trao đổi ý kiến.

+ Chủ tọa phát biểu tổng kết.

Bước 3: Chỉnh sửa và đọc lại biên bản cho các thành viên dự họp nghe.

a. Kiểm tra lại biên bản dựa theo những gợi ý sau:

+ Biên bản đủ ba phần: phần đầu, phần chính, phần cuối.

+ Phần đầu trình bày rõ thời gian, địa điểm, thành phần tham dự.

+ Phần chính ghi lần lượt các ý kiến phát biểu của từng người theo đúng trình tự diễn ra.

+ Phần cuối ghi rõ thời gian kết thúc cuộc họp, họ tên, chữ kí của thư kí và chủ tọa.

+ Ngôn ngữ của biên bản chính xác, ngắn gọn, không làm cho người đọc hiểu nhầm ý người nói.

b. Đọc lại và điều chỉnh:

- Thư kí đọc lại biên bản cho mọi thành viên tham dự nghe và điều chỉnh những chỗ ghi chép chưa rõ, chưa sát, chưa đúng với ý kiến người phát biểu (nếu có) trước khi cuộc thảo luận kết thúc.

- Đối với bài tập thực hành biên bản, tự chỉnh sửa hoặc đọc nội dung cho các bạn nghe để nhận sự góp ý.